Con l'entrata in vigore della riforma dello sport, una serie di novità ha interessato il settore, in particolare riguardo alla protezione dei minori, la prevenzione delle molestie e delle discriminazioni. In questo contesto, è emersa una nuova figura, quella del safeguarder, responsabile della tutela dei minori e della gestione delle segnalazioni relative a violenze, abusi e discriminazioni. Le modifiche non riguardano solo la tutela dei diritti, ma anche la protezione dei dati personali. Le federazioni e le associazioni sportive sono chiamate ad aggiornare le proprie politiche sulla privacy e a conformarsi alle normative in materia di GDPR, adottando misure specifiche per la gestione dei dati sensibili.
Il Decreto Legislativo 39/2021, infatti, impone alle federazioni e alle associazioni sportive nazionali l'obbligo di predisporre modelli organizzativi e di controllo (Mocas) per garantire la tutela dei minori, la prevenzione delle molestie e di ogni forma di discriminazione. Questi modelli, che devono includere codici di condotta chiari, devono essere accompagnati da politiche di protezione della privacy dei tesserati e da misure concrete di sicurezza.
La riforma ha posto, quindi, la necessità di aggiornare i modelli privacy in accordo con la gestione dei dati sensibili legati alle attività sportiva. Ma come gestire la privacy in modo conforme alle nuove leggi? Vediamolo nei dettagli.
Fotografie dei tesserati
Le fotografie dei tesserati sono una delle principali fonti di rischio in termini di privacy. Se non gestite correttamente, possono essere utilizzate in modo illecito, ad esempio per atti di cyberbullismo o per finalità diverse da quelle per cui sono state scattate. Per evitare tali rischi, le associazioni sportive devono includere nel proprio regolamento interno e nei modelli organizzativi specifiche norme riguardanti la legittimità del trattamento delle immagini.
È essenziale che venga definito chi ha il diritto di scattare fotografie, come possono essere utilizzate e con quale finalità. Ad esempio, la pubblicazione delle immagini sui social media deve avvenire solo previa autorizzazione esplicita, rispettando i principi del GDPR.
Gestione dei certificati del casellario giudiziale
Un altro aspetto fondamentale per la tutela della privacy riguarda il trattamento dei certificati del casellario giudiziale, in particolare il certificato antipedofilia per coloro che sono a contatto con minori. In seguito alla riforma, molti modelli organizzativi estendono questa verifica anche ad allenatori e dirigenti. Questi documenti sono considerati altamente sensibili e, come tali, devono essere trattati con la massima cautela e in conformità con le normative sulla protezione dei dati.
Il trattamento di tali dati deve essere registrato nel registro dei trattamenti, e deve avvenire solo da personale autorizzato. Inoltre, devono essere fornite informative adeguate a chi è chiamato a trattare questi dati.
La figura del safeguarder è una delle novità più significative introdotte dalla riforma. Questa figura è responsabile della tutela dei minori e della gestione delle segnalazioni di abusi e discriminazioni, infatti proprio per questo il suo ruolo comporta una serie di implicazioni in termini di privacy, poiché dovrà trattare dati estremamente sensibili.
Per garantire che il trattamento di tali dati avvenga in modo conforme al GDPR, il safeguarder dovrà essere nominato ufficialmente e dovrà seguire procedure chiare in merito al trattamento dei dati personali. Se il safeguarder è un soggetto interno alla struttura, sarà nominato come incaricato del trattamento dei dati; se invece è un professionista esterno, dovrà essere nominato come responsabile esterno del trattamento.
Tutti i dati trattati dal safeguarder, comprese le segnalazioni ricevute e le eventuali azioni intraprese, devono essere documentati nel registro dei trattamenti e devono essere sottoposti a specifiche misure di sicurezza. Inoltre, è necessario che siano forniti adeguati avvisi sulla privacy agli utenti che inviano segnalazioni.
Un altro aspetto cruciale riguarda la protezione dei dati dei segnalanti. Le associazioni sportive devono predisporre canali sicuri per ricevere le segnalazioni di abusi e discriminazioni. Questi canali, che possono essere un indirizzo e-mail sicuro o una piattaforma software dedicata, devono garantire la riservatezza del segnalante e proteggere i dati da accessi non autorizzati.
L’introduzione delle nuove linee guida e la riforma sportiva comportano scadenze precise per l’adozione dei modelli organizzativi e dei codici di condotta. Le associazioni sportive, sia dilettantistiche che professionistiche, sono obbligate a conformarsi a queste nuove disposizioni entro il 31 agosto 2024.
Il mancato adeguamento alle normative sulla privacy e sulla tutela dei minori potrebbe esporre le associazioni a sanzioni, come previsto dal Decreto Legislativo 231/2001, che sancisce la responsabilità delle entità in caso di reati commessi da soggetti ad esse legati. Pertanto, le associazioni devono prestare particolare attenzione a garantire che i modelli organizzativi siano completi, efficaci e rispondenti alle normative privacy.
La riforma dello sport ha introdotto importanti cambiamenti, che vanno oltre la sola tutela dei minori, abbracciando anche aspetti legati alla protezione dei dati personali. Per le associazioni sportive, è fondamentale adeguarsi tempestivamente alle normative, non solo per evitare sanzioni, ma anche per garantire che le pratiche sportive siano svolte in un ambiente sicuro, rispettoso dei diritti e conforme alle normative sulla privacy. La gestione adeguata delle informazioni sensibili, la nomina dei responsabili e l’adozione di canali sicuri per la segnalazione di abusi sono solo alcuni degli aspetti che richiedono una seria revisione delle politiche di privacy in ambito sportivo.